Fintech & Compliance · AML / KYC
Manual de proceduri interne AML / KYC
Un manual copiat din altă industrie poate enumera legea și totuși să nu funcționeze. Procedurile trebuie să pornească de la statutul real al entității, produsele, clienții, canalele și tranzacțiile sale, apoi să atribuie decizii, dovezi și termene concrete.
Domeniul de aplicare nu se presupune
Mai întâi se stabilește dacă societatea este entitate raportoare potrivit Legii nr. 129/2019, ce activități intră în sfera obligațiilor și cine o supraveghează. Faptul că o companie procesează plăți sau folosește tehnologie financiară nu conduce singur la aceeași încadrare pentru toate modelele.
Manualul trebuie aprobat la nivelul competent, să definească rolurile conducerii, persoanei desemnate și funcțiilor de control și să prevadă acces la informații, independență și escaladare.
- evaluarea riscului la nivelul entității;
- acceptarea și clasificarea clienților;
- identificarea beneficiarului real;
- monitorizarea relației și a tranzacțiilor;
- raportare, păstrarea evidențelor și instruire.
KYC înseamnă mai mult decât copia actului
Procedura trebuie să descrie identificarea și verificarea clientului, identificarea beneficiarului real, înțelegerea scopului relației și monitorizarea continuă. Sursele, pragurile și situațiile de verificare suplimentară trebuie adaptate canalului fizic sau digital.
Clienții cu risc sporit, persoanele expuse public, jurisdicțiile ori structurile complexe pot necesita măsuri suplimentare. Reducerea măsurilor se justifică prin risc demonstrabil, nu prin comoditate operațională.
Monitorizarea și raportarea cer un flux sigur
Regulile trebuie să acopere alertele, analiza, escaladarea, decizia și păstrarea motivării. Semnalul neobișnuit nu este automat tranzacție suspectă, iar absența unei alerte automate nu exclude analiza umană.
Raportarea către ONPCSB se face în cazurile, forma și termenele legale, prin canalul oficial. Confidențialitatea și interdicția divulgării către client a demersurilor relevante trebuie reflectate în acces și comunicări.
Manualul trebuie întreținut și testat
Documentul are nevoie de proprietar, versiune, dată de aprobare și istoric al modificărilor. Schimbarea produsului, a canalului, a clientelei, a furnizorului KYC sau a legislației poate declanșa revizuirea.
Instruirea trebuie adaptată rolului, iar eficacitatea se testează prin eșantioane, scenarii și remedierea constatărilor. O procedură lungă, pe care nimeni nu o poate aplica, este un risc în sine.
Cum decurge colaborarea
- 01Documente și obiectiv
Clarificăm situația, părțile, termenul, documentele disponibile și rezultatul urmărit pentru manualul AML/KYC.
- 02Verificare juridică
Corelăm documentele cu registrele și normele aplicabile, delimităm riscurile și stabilim informațiile care mai trebuie obținute.
- 03Redactare sau raport
Pregătim contractul, opinia, procedura ori raportul de audit, cu soluții concrete și responsabilități ușor de urmărit.
- 04Revizuire și implementare
Integrăm observațiile, livrăm forma finală și explicăm pașii, termenele și dovezile care trebuie păstrate.
Întrebări frecvente
Orice SRL trebuie să aibă manual AML?
Nu. Obligațiile specifice pornesc de la încadrarea ca entitate raportoare și de la activitatea efectivă. Pot exista alte obligații de conformitate, dar nu trebuie confundate cu un manual AML impus tuturor societăților.
Putem folosi procedura furnizorului nostru KYC?
Ea poate fi o componentă, nu un înlocuitor automat. Entitatea rămâne responsabilă pentru încadrare, risc, decizie, monitorizare și dovezile proprii, în limitele legii.
Cât de des se actualizează manualul?
Periodic și ori de câte ori se schimbă semnificativ legislația, riscul, produsul, canalul, clientela sau organizarea. Manualul trebuie să prevadă concret declanșatorii și responsabilul.
Ai nevoie de un manual AML/KYC adaptat activității reale?
Trimite documentele și contextul relevant pentru o evaluare juridică și o soluție adaptată obiectivului tău.