RO e-Factura în 2026
Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul general de transmitere în RO e-Factura este exprimat în zile lucrătoare, nu calendaristice. Schimbarea pare minoră, dar ridică întrebări practice: de la ce moment se numără, ce se întâmplă în weekend, cum se dovedește transmiterea și ce document trebuie păstrat când sistemul validează ori respinge fișierul. O procedură internă clară este mai importantă decât simpla setare a unui memento.
1. Regula aplicabilă din 2026
OUG nr. 89/2025 a modificat OUG nr. 120/2021. Termenul-limită este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii prevăzută de Codul fiscal. Calculul se face potrivit regulilor europene privind termenele, datele și expirarea termenelor.
Expresia „5 zile lucrătoare” nu transformă data facturii într-o opțiune. Data emiterii trebuie stabilită corect, iar transmiterea nu poate depăși nici reperul calculat față de termenul fiscal maxim de emitere. Procedura contabilă trebuie să urmărească ambele limite.
Regula din 2026: termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la emitere, cu respectarea și a limitei raportate la termenul legal de emitere.
2. Cum se calculează practic
Ziua evenimentului care declanșează termenul nu se tratează, în mod obișnuit, ca o zi lucrătoare consumată integral; calculul începe potrivit regulilor speciale aplicabile. Zilele de repaus și sărbătorile legale trebuie identificate pentru perioada concretă. Dacă ultima zi este nelucrătoare, efectul regulilor de prorogare trebuie verificat în raport cu mecanismul legal de calcul.
Este riscantă folosirea unei reguli interne de tipul „trimitem până la sfârșitul săptămânii”. O factură emisă înaintea unei serii de zile libere și una emisă după acestea pot avea termene diferite. Programul contabil ar trebui să utilizeze un calendar actualizat și să afișeze data-limită pentru fiecare document.
3. Încărcarea nu este același lucru cu validarea
Fluxul include generarea fișierului în formatul cerut, transmiterea, verificarea automată și primirea mesajului sistemului. Dacă fișierul este respins pentru erori de structură ori conținut, simpla încercare de încărcare nu trebuie tratată ca o factură validată. Echipa trebuie să urmărească mesajele de răspuns și să remedieze eroarea rapid.
O procedură corectă separă:
- Data emiterii: momentul înscris pe factura din sistemul contabil.
- Data transmiterii: momentul în care fișierul este încărcat în sistem.
- Rezultatul validării: acceptare sau eroare, cu identificatorul mesajului.
- Data remedierii: noua transmitere după corectarea fișierului respins.
- Comunicarea către beneficiar: canalul folosit și documentul care produce efectele prevăzute de lege.
Ce trebuie verificat înainte de transmitere
Datele de identificare fiscală, tipul tranzacției, cotele de TVA, moneda, unitățile de măsură și referințele la documentele corectate sunt surse frecvente de eroare. Validarea tehnică nu confirmă întotdeauna și tratamentul fiscal. Un fișier acceptat poate conține o calificare juridică greșită, care trebuie corectată prin mecanismul fiscal aplicabil.
4. Ce documente trebuie arhivate
Păstrarea unui PDF nu este suficientă pentru a reconstrui întregul flux. Dosarul electronic al facturii ar trebui să includă:
- Fișierul transmis: versiunea XML exactă trimisă sistemului.
- Răspunsul sistemului: mesajul de validare ori de eroare și identificatorii aferenți.
- Factura disponibilă în sistem: documentul cu elementele de autenticitate și integritate asociate.
- Versiunile corectate: legătura dintre documentul inițial, eroare și retransmitere.
- Documentele comerciale: contractul, comanda, avizul și dovada livrării sau prestării.
Arhiva trebuie să permită găsirea documentelor și după schimbarea programului contabil ori a furnizorului tehnic. Dependența exclusivă de interfața unei platforme poate crea probleme dacă accesul se închide sau perioada de stocare contractuală este mai scurtă decât obligația legală.
5. Controlul intern reduce riscul de sancțiune
Întârzierea nu este singurul risc. Pot apărea diferențe între registrul de vânzări și facturile transmise, documente duplicate, facturi anulate incorect ori fișiere rămase în starea de eroare. O reconciliere periodică între contabilitate și mesajele RO e-Factura este esențială.
Responsabilitatea trebuie atribuită clar: cine emite, cine verifică, cine urmărește răspunsurile sistemului și cine intervine când integrarea automată nu funcționează. Un flux complet automatizat fără alerte și fără înlocuitor pentru persoana responsabilă poate eșua exact în zilele cu volum mare sau concedii.
6. Concluzie
Termenul de 5 zile lucrătoare oferă o logică diferită de vechiul calcul calendaristic, dar nu elimină presiunea operațională. Compania trebuie să poată demonstra nu doar că a apăsat „trimite”, ci ce fișier a transmis, când a fost validat și cum a remediat eventualele erori. În materie fiscală, jurnalul tehnic devine parte a dosarului juridic al facturii.