Contracte semnate electronic în 2026 | Avocat Basuc Cosmin

Companiile încheie contracte prin platforme, coduri OTP, bifarea unei căsuțe sau schimburi de e-mailuri, dar păstrează adesea reguli interne construite pentru hârtie. Legea nr. 214/2024 a clarificat efectele mai multor tipuri de semnătură electronică. Totuși, întrebarea nu este doar dacă documentul „are o semnătură”, ci dacă poate fi identificat semnatarul, poate fi dovedită intenția sa și este respectată forma cerută pentru acel contract.

1. Documentul electronic nu este lipsit de valoare doar pentru că nu are semnătură calificată

Legea recunoaște efecte juridice tuturor tipurilor de semnătură electronică și permite folosirea lor ca mijloace de probă. Semnătura electronică calificată produce aceleași efecte ca semnătura olografă. Pentru semnăturile avansate și simple, echivalența depinde de condițiile concrete prevăzute de lege.

Acest lucru nu înseamnă că orice nume tastat la finalul unui e-mail dovedește automat orice contract. Un înscris poate avea valoare probatorie fără să satisfacă forma cerută pentru validitatea unui act. Trebuie separate trei întrebări: există acordul de voință, poate fi dovedit și a fost respectată forma impusă de lege sau de părți?

Principiu: semnătura electronică calificată este echivalentă semnăturii olografe; celelalte tipuri pot produce efecte în condițiile Legii nr. 214/2024.

2. Ce poate însemna o semnătură electronică simplă

În practică, semnătura simplă poate fi un nume introdus într-un document, bifarea unei căsuțe, un cod trimis pe telefon ori o acțiune realizată într-un cont identificat. Legea nr. 214/2024 prevede situații în care documentul semnat simplu produce aceleași efecte ca un înscris olograf: pentru anumite acte cu valoare redusă, când documentul este recunoscut prin conduită neechivocă sau când profesioniștii au convenit expres această valoare, în condițiile legii.

Executarea contractului poate conta. Plata, livrarea, accesarea serviciului sau emiterea facturilor pot demonstra recunoașterea înscrisului. Însă această soluție apare adesea după ce disputa a început. Un flux comercial bun trebuie să producă dovada încă din momentul semnării, nu să depindă de speranța că cealaltă parte va executa suficient pentru a confirma contractul.

3. Ce trebuie să poată demonstra platforma de semnare

Identitatea: cine a controlat adresa, numărul de telefon sau contul folosit.
Versiunea: documentul exact văzut și acceptat, nu doar un șablon care putea fi modificat ulterior.
Momentul: data, ora și ordinea acțiunilor relevante.
Intenția: formularea clară că acțiunea produce acceptarea contractului, nu doar confirmarea primirii.
Integritatea: mecanismul prin care orice modificare ulterioară poate fi detectată.
Autoritatea reprezentantului: dreptul persoanei de a angaja societatea pentru valoarea și tipul operațiunii.

Un raport de audit al platformei este util numai dacă poate fi legat de contract și de utilizator. O listă de adrese IP fără explicații, un cod OTP trimis la un număr neactualizat ori un cont comun folosit de mai mulți angajați pot slăbi semnificativ proba.

Problema reprezentării societății

Tehnologia poate dovedi cine a apăsat butonul, dar nu și dacă acea persoană avea puterea juridică să semneze. Companiile ar trebui să coreleze fluxul electronic cu registrul intern al aprobărilor, limitele de mandat și regulile privind dubla semnătură. Un contract perfect trasabil tehnic poate rămâne disputat dacă a fost acceptat de un angajat fără atribuții.

4. Când este necesară o formă mai puternică

Dacă legea cere forma scrisă pentru validitate, documentul electronic trebuie semnat cu tipul de semnătură care satisface acea cerință. Pentru unele acte, forma autentică sau alte formalități speciale nu pot fi înlocuite printr-un simplu click. Părțile pot impune și ele contractual o anumită formă pentru modificări, notificări ori comenzi.

Alegerea trebuie făcută proporțional cu riscul. Un contract recurent cu valoare redusă nu necesită neapărat același flux ca o garanție importantă, o cesiune sensibilă sau o tranzacție cu obligații pe termen lung. Costul semnăturii trebuie comparat cu costul contestării identității și a conținutului.

5. O politică internă utilă

Compania ar trebui să stabilească nivelurile de semnătură acceptate pe categorii de documente, persoanele autorizate, metoda de arhivare și durata păstrării jurnalelor. Contractul final, anexele și dovada procesului de semnare trebuie păstrate împreună. Dacă fișierul este separat de audit trail, lanțul probator se poate rupe.

Este utilă și o clauză prin care părțile acceptă comunicarea și semnarea electronică, indică adresele autorizate și stabilesc momentul în care mesajele se consideră primite. Această clauză nu poate înlătura cerințele imperative, dar reduce disputele privind canalul și persoana care a transmis acceptarea.

6. Concluzie

Întrebarea modernă nu mai este dacă un contract electronic este „valabil în general”. Răspunsul depinde de tipul actului, nivelul semnăturii, identificarea persoanei și calitatea dovezii păstrate. Cea mai bună platformă nu este cea cu butonul cel mai frumos, ci aceea care poate explica în instanță cine a semnat, ce document a văzut și de ce versiunea prezentată nu a fost modificată.